Karriere in Law-Firms

Formalia bei schriftlichen Texten

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Der Schriftverkehr ist gerade in Kanzleien eine besondere Herausforderung für Einsteiger. Das Erstellen korrekter Formalia für Partner und Mandanten gelingt, wenn Associates einige Regeln beachten – und so Formfehler in Dokumenten direkt vermeiden.

Anschreiben, Entwurf

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via Photocase

Unabhängig davon, ob du einen rechtlichen Vermerk, einen Entwurf eines Vertrags oder Gesellschafterbeschlusses oder ein anderes juristisches Dokument erstellen sollst, die Form des Textes spielt eine bedeutende Rolle. Es mag vereinzelt Partner in Kanzleien geben, die keinen großen Wert auf formale Gründlichkeit beim Verfassen schriftlicher Texte legen, z. B. wenn es nur um interne Manuskripte geht. Diese Ausnahmen bestätigen aber nur die Regel: Wenn du einen inhaltlich noch so guten rechtlichen Vermerk schreibst, so wirst du dennoch ein schlechtes Feedback bekommen, wenn dem Partner beim Lesen schon auf der ersten Seite Rechtschreib-, Komma- oder Zitierfehler ins Auge springen. Häufig wird der Partner in einem solchen Fall gar nicht weiter lesen, sondern dir den Text zur formalen Überarbeitung zurückgeben. Formalia sind kein Selbstzweck. Sie dienen in erster Linie dazu, den Inhalt deiner Arbeiten angemessen zur Geltung zu bringen. Die Form ist, wenn man so will, der Schlüssel zum Inhalt.

Formalia-Beispiel (Fachbereich Real Estate)

Du sollst für Partner P einen Vertragsentwurf für eine Immobilientransaktion vorbereiten. Hierzu hast du eine Mustervorlage, die aber aufgrund der besonderen Gegebenheiten deiner Transaktion nicht nur in der Präambel wesentlich geändert und ergänzt werden muss. Du sollst den Entwurf am Montagmorgen um 10 Uhr bei Partner P einreichen. Gegen Freitagabend um 21.00 Uhr hast du das Gefühl, dass der insgesamt sechs Seiten lange Vertragstext inhaltlich passt, auf formale Fehler hast du allerdings bislang nicht gesondert geachtet. Du hast den ganzen Tag an dem Entwurf gearbeitet, bist etwas geschlaucht und freust dich schon auf das Wochenende.

Tipps für das Verfassen von Formalia

Rechner ausschalten und ins Wochenende starten! Es wäre nicht sinnvoll, sich in etwas müdem und lustlosem Zustand noch auf die Detailsuche nach kleinen formalen Fehlern zu begeben. Komm lieber am Montagmorgen etwas früher ins Büro und nimm dir bis zur Abgabe noch eine Stunde Zeit für die Formalia. Für die Suche nach formalen Fehlern ist zunächst zu raten: Druck dir das Dokument aus und lies gründlich Korrektur – viele Fehler formaler Art erkennt man am Bildschirm nicht so leicht. Hierauf solltest du bei der Suche nach formalen Fehlern besonders achten:

  1. Keine Doppelleerzeichen (kannst du mit der Suchfunktion – Suchen und Ersetzen – leicht ausfindig machen).
  2. Keine am Zeilenende allein stehenden Vokale oder Paragraphenzeichen.
  3. Keine am Seitenende allein stehenden Überschriften (Funktion bei Format/Absatz: „Nicht vom nächsten Absatz trennen“).
  4. Keine Rechtschreib- oder Grammatikfehler (hier hilft bedingt das Rechtsschreibprogramm, ansonsten nur eine sorgfältige Lektüre, bei der nicht auf den Inhalt geachtet wird).
  5. Keine Kommafehler (empfehlenswert ist – vor allem für die bessere Lesbarkeit – ein Komma vor dem erweiterten Infinitiv).
  6. Einheitlich zitieren (Autor kursiv oder nicht, Angabe des Veröffentlichungsjahres oder nicht).
  7. Einheitlich abkürzen (sog./sogenannte, Art./Artikel, gem./gemäß).
  8. Jede Fußnote beginnt mit einem Großbuchstaben und endet mit einem Punkt (einzige Ausnahme: Das „von“ im Familiennamen adeliger Autoren wird auch am Fußnotenanfang kleingeschrieben).

Formfehler im Vorfeld vermeiden

Viele Formfehler ärgern die Partner, da sie auf nachlässige Arbeit hindeuten und damit ein schlechtes Bild auf deine gesamte Leistung werfen. Bedenke auch, dass die meisten zu erstellenden Texte früher oder später an den Mandanten geschickt werden und allein deswegen die äußere Form enorm wichtig ist. Der Partner ist aber nicht dafür zuständig, deine Vorarbeiten in einen formal sauberen Zustand zu bringen. Selbst, wenn du gelegentlich ein rein internes Memo – etwa für die Know-how-Datenbank deiner Kanzlei – erstellen sollst, musst du gleichwohl auf formale Präzision achten. Das Memo könnte nämlich in einem späteren Mandat wiederum an einen Mandanten geschickt werden.
Schau dir im Übrigen, bevor du mit der jeweiligen Texterstellung beginnst, in internen Datenbanken an, wie Vermerke, Vertragsentwürfe etc. in deiner Kanzlei üblicherweise formatiert werden und frage deinen Partner nach dessen persönlichen Vorlieben, z. B. hinsichtlich der Schriftart.

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