Assistenz der Geschäftsführung / Teamassistenz (w|m|d)

Deine Aufgaben:

• Du bist das Gesicht und die Stimme unseres Assistententeams am Standort Wien und koordinierst eingehende Anrufe sowie den zentralen E-Mail-Eingang.
• Du unterstützt gemeinsam mit dem Assistententeam bei administrativen Themen wie Kundenunterlagen, Fuhrpark-, Office- und Facility-Management sowie bei der Aufbereitung von Eingangsrechnungen für die Buchhaltung.
• Du planst und koordinierst Kundentermine für unsere geschäftsführenden Partner:innen, übernimmst die allgemeine Korrespondenz, organisierst Dienstreisen und rechnest diese ab.
• Du organisierst (Kunden-)Veranstaltungen, Seminare sowie interne Events.
• Du pflegst und administrierst unsere Kundendatenbank, externe Kontakte sowie Kundenverträge zu laufenden und zukünftigen Projekten.

Deine Skills:

• Du hast eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung.
• Du bringst erste praktische Erfahrung im Assistenzbereich mit und überzeugst durch deine ausgeprägten organisatorischen Fähigkeiten sowie eine schnelle Auffassungsgabe.
• Du bist teamorientiert, engagiert und zuverlässig, arbeitest selbstständig, denkst unternehmerisch und begeisterst mit deiner freundlichen Art.
• Du bist fit in der Anwendung des MS-Office-Pakets.
• Du verfügst über sehr gute Deutschkenntnisse (mindestens C1-Niveau, verhandlungssicher) sowie gute Englischkenntnisse (mindestens B2-Niveau, fließend) in Wort und Schrift.  #LI-LW1

Deine Benefits

• Vielfältige Onboarding-Veranstaltungen:

  Im Rahmen des Onboardings finden eine Anzahl an Veranstaltungen statt, auf denen du unsere Kultur erleben, sowie weitere Einsteiger:innen und das kleine und große 1x1 deines Arbeitsalltags bei zeb kennenlernen kannst. Bei zeb.start handelt es sich um eine Welcome-Week, die in Münster stattfindet und ein vielfältiges Programm bietet. Außerdem bieten wir bereits vorab Netzwerktreffen und zeitnah nach deinem Start eine virtuelles Starterkit mit allen Informationen, die du für deinen optimalen Einstieg bei uns benötigst.

• Versicherung & Altersvorsorge:

  Sicher unterwegs mit zeb – über eine Gruppenunfallversicherung bist du auch privat in Deutschland versichert. Für Auslandsdienstreisen besteht eine zusätzliche Auslandsversicherung, und für deine Altersvorsorge kannst du über zeb eine betriebliche Altersvorsorge abschließen.

• zeb.wellfit:

  Für mehr Achtsamkeit und Bewegung im (Büro‑)Alltag steht dir standortabhängig ein wechselndes Angebot an unterschiedlichen Gesundheitsprogrammen zur Verfügung (z. B. Yoga-Kurse, Staffellauf).

• zeb.life:

  Dein Leben verändert sich – und wir möchten dich in den verschiedenen Phasen begleiten. Mit zeb.life findest du Unterstützung beispielsweise bei der Kinderbetreuung, im Lebenslagenmanagement und Eldercare oder bei der Suche nach Conciergediensten.