Der SQUEAKER Ratgeber

Zeitmanagement und Selbstmanagement

Ziel-, Zeit- und Selbstmanagement

Bevor ein effektives Zeitmanagement sinnvoll ist, gilt es, Ziele festzulegen. Danach hilft dir eine professionelle Selbstorganisation dabei, Zeitverlust zu reduzieren.

Zielmanagement

Du wirst feststellen, dass du viel leichter mit deinem Leitbild arbeiten kannst, wenn du eine Unterteilung in die spezifischen Bereiche der Rollen in deinem Leben und der Ziele, die du auf jedem Gebiet erreichen willst, vornimmst. Wenn du deine verschiedenen Rollen identifiziert hast, kannst du über die langfristigen Ziele nachdenken, die du in diesen einzelnen Rollen erreichen willst. Rollen und Ziele geben deinem Leitbild Struktur und eine organisierte Richtung. Langfristige Ziele liefern die Grundlage für effektive Zielsetzung und Erfolg, wenn du zum tagtäglichen Management des Lebens und der Zeit kommst.

Kurzfristige und langfristige Ziele

Um kurzfristige Ziele auszuwählen, ist der nächste Schritt, für jede Rolle 2 oder 3 wichtige Ergebnisse zu bestimmen, von denen du meinst, die solltest du in den nächsten 7 Tagen erreichen. Mindestens einige dieser Ziele sollten Aktivitäten sein, die nicht dringend, aber wichtig sind. Diese Aktivitäten sind das Herz von effektivem persönlichen Management: Beziehungen aufbauen, persönliche Lebensgrundsätze formulieren, langfristige Planung, Trainieren, Vorbeugen, Vorbereiten – all die Dinge, von denen du weißt, dass du sie tun musst, die du aber meist liegen lässt, weil sie nicht dringend sind. Im Idealfall sollten diese kurzfristigen Ziele an die längerfristigen gebunden sein, die du in Verbindung mit deinem Leitbild identifiziert hast.

Ziele in dein persönliches Leitbild einbinden

Wenn du die Rollen identifiziert und dir Ziele gesetzt hast, kannst du jedes Ziel einem bestimmten Wochentag zuordnen, entweder als Priorität oder, noch besser, als eine bestimmte Verabredung. Außerdem kannst du deinen Jahres- oder Monatsplan daraufhin überprüfen, welche Verabredungen du früher getroffen hast und wie du deren Bedeutung im Rahmen deiner Ziele einschätzt. Übertrage die Verabredungen, die du in deiner Terminplanung behalten willst, und sage die anderen ab oder verlege sie auf andere Zeiten. Je vollständiger du die Wochenziele in den größeren Rahmen korrekter Prinzipien und in dein persönliches Leitbild einbindest, desto größer wird die Effektivitätszunahme sein.

Wichtige Regeln des Zeitmanagements

Das Selbstmanagement unterscheidet sich vom klassischen Zeitmanagement dadurch, dass du nicht nur fragst: Welche Aufgaben muss ich bei meiner Arbeit erledigen? Sondern auch: Was ist mir privat wichtig, und welche Aufgaben muss bzw. will ich in meiner Freizeit erledigen? Untersuche, ob es sich bei deinen Aufgaben um „wichtige“ und/oder „dringliche“ Aufgaben handelt. Hinter dringlichen Aufgaben stehen ein Termin oder eine unmittelbare Notwendigkeit; die Aussage wichtig hingegen bezieht sich auf den Inhalt der Aufgabe. Dringliche Aufgaben sind im beruflichen Bereich die gesamte Korrespondenz, die „unbedingt heute raus muss“, weil es dem Kunden versprochen wurde. Eine wichtige Aufgabe im beruflichen Bereich hingegen ist zum Beispiel das Einarbeiten eines neuen Mitarbeiters. 

  • Erstelle jeweils abends, bevor du nach Hause gehst, einen Aufgabenplan für den nächsten Tag.
  • Fasse gleichartige Tätigkeiten wie Briefe schreiben, Telefonate führen usw. zusammen und erledige sie en bloc.

Aufgabentypen im Selbst- und Zeitmanagement

AufgabentypenAnhand der Unterscheidung zwischen „wichtig“ und „dringlich“ werden im Zeit- und Selbstmanagement 4 Aufgaben-Typen definiert.
 A-AufgabenDiese Aufgaben sind wichtig und dringlich. Sie müssen sofort von dir selbst erledigt werden.
 B-AufgabenDiese Aufgaben sind wichtig, aber weniger dringlich, können also warten. Sie sollten aber gut geplant und rechtzeitig terminiert werden.
 C-AufgabenDiese Aufgaben sind weniger wichtig, aber dringlich. Sie sollten nach Möglichkeit delegiert werden.
 D-AufgabenSie sind weder wichtig noch dringlich und können getrost dem Papierkorb überantwortet werden.

Zeitmanagement: Das Wichtige ist selten dringend, und das Dringende ist selten wichtig!

Welche Bedeutung du einzelnen Aufgaben beimisst, hängt mit deinem persönlichen Wertesystem zusammen. Häufig produzierst du die Dringlichkeit der Aufgaben und somit die Hetze in deinem Alltag selbst. Die Zeit lässt sich nicht managen. Du kannst nur die dir zur Verfügung stehende Zeit effektiver nutzen, indem du zum Beispiel deine Arbeit anders strukturierst und deine Aufgaben und Interessen besser koordinierst. Selbst- und Zeitmanagement sind daher wichtige Arbeitstechniken. Zeitmanagement hilft dir, deinen Alltag zu strukturieren und dich auf die für dich wichtigen Dinge zu konzentrieren.

Viele weitere Tipps findest du in dem Buch „Die 7 Wege zur Effektivität: Prinzipien für persönlichen und beruflichen Erfolg“ von Stephen R. Covey und auf der Website seines Unternehmens sowie in dem Buch „Life-Leadership: Sinnvolles Selbstmanagement für ein Leben in Balance“  von Lothar J. Seiwert und auf seiner Website.

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