Die Zeugnissprache - das Arbeitszeugnis richtig lesen und selbst verfassen

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Zeugnissprache im Arbeitszeugnis erinnert an einen Geheimcode, der für Einsteiger, aber auch so manchen Young Professional und Arbeitgeber schwer zu knacken ist. Mit unseren Insider-Tipps schreibst du deinem Chef eine perfekte Zeugnis-Vorlage.

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Auf ein Arbeitszeugnis, das wahrheitsgemäß und zugleich wohlwollend verfasst ist, hat jeder Arbeitnehmer und Auszubildende einen rechtlichen Anspruch. Da diese gesetzlich verankerte Pflicht ein Arbeitszeugnis zu erstellen für einige Arbeitgeber zum Drahtseilakt wird und die Unternehmen sich vor Klagen schützen wollen, haben sich bestimmte Formeln und Codes für die Beurteilung von Mitarbeitern im Zeugnis eingebürgert.

Die Tücken der Zeugnissprache

Doch die Unsicherheit über Bedeutung und Anwendung dieser Zeugnissprache ist auf beiden Seiten groß: Davon zeugt das Angebot an Zeugnisanalysen für Arbeitnehmer - und Software für Arbeitgeber, die juristisch einwandfreie Zeugnisse generieren soll. Immer öfter erwarten Vorgesetzte, dass ein Praktikant oder Mitarbeiter sein Arbeitszeugnis selbst schreibt oder wenigstens vorformuliert. Ein Umstand, den du dir zum Vorteil machen kannst, wenn du die Zeugnissprache sprichst.

Gängige Formulierungen im Arbeitszeugnis

Aus einem Arbeitszeugnis sollten möglichst nur gute bis sehr gute Beurteilungen hervorgehen. Oft macht jedoch schon ein fehlendes oder falsches Wort den entscheidenden Unterschied. Freundlich klingende Floskeln entpuppen sich bei genauerem Hinsehen als negative Bewertungen. Daher gilt es, beim Formulieren auf Feinheiten zu achten.

Die Zufriedenheitsformel im Arbeitszeugnis

Die sogenannte Zufriedenheitsformel bewertet zusammenfassend die Leistung des Arbeitnehmers und ist der Hauptstreitpunkt beim Thema Zeugnissprache. Umstritten bleibt, ob die Steigerung "vollst" korrektem Deutsch entspricht, da "voll" ein logisch nicht steigerbares Adjektiv ist. Eine sehr gute Leistung wird im Zeugnis üblicherweise mit Superlativen und dem entscheidenden Zusatz "stets" ausgedrückt. Statt des fragwürdigen Superlativs können andere wie "höchst" oder "außerordentlich" verwendet werden.
Beispiel für eine sehr gute Leistungsbeurteilung: "Herr Mayer erfüllte seine Aufgaben stets zu unserer vollsten Zufriedenheit."

Insider-Tipp zur Zeugnissprache

Personaler achten beim Arbeitszeugnis vor allem auf die so genannte Zufriedenheitsformel und die Tätigkeitsbeschreibung. Hier findest du ein Muster-Arbeitszeugnis.

Zeugnissprache: Die Verhaltensbeurteilung

Die Beurteilung des Sozialverhaltens bezieht sich auf das Verhältnis zu Vorgesetzten und Kollegen. Als absoluter Teamplayer giltst du nur, wenn du dich auf allen Ebenen sicher bewegst. Beachte beim Schreiben unbedingt die Reihenfolge der Akteure: 1. Vorgesetzte, 2. Kollegen, 3. Mitarbeiter (bei Personalverantwortung), 4. Externe/Freie Mitarbeiter.
Beispiel: "Frau Müller zeigte sich im Umgang mit Vorgesetzten und Kollegen stets hilfsbereit, engagiert und vorbildlich."

Die Einleitung deines Zeugnisses

In den einleitenden Satz deines Arbeitszeugnisses gehören die Personalien des Beurteilten, Art und Dauer seiner Beschäftigung und seine letzte Funktion. "Tätig" klingt aktiver und dynamischer als "beschäftigt".
Beispiel: "Herr Mayer war vom 01.11.2006 bis 31.12.2009 als Manager of Sales bei uns tätig."

Zeugnis: Der Schluss

In der Schlussformel drückt der Beurteilende Dank und sein Bedauern über das Ausscheiden des Arbeitnehmers aus. Gute Wünsche für die zukünftige Karriere inklusive der Formel „weiterhin viel Erfolg“ runden ein gutes Arbeitszeugnis ab. Das Beendigungsdatum muss immer der 15. oder das Monatsende sein, da jedes abweichende Datum auf eine Kündigung oder Unstimmigkeiten hinweist. Im besten Fall verlässt der Arbeitnehmer das Unternehmen "auf eigenen Wunsch". Diese Formulierung ist auch möglich, wenn einem gekündigt wurde – darüber muss man sich aber mit seinem (ehemaligen) Arbeitgeber verständigen. 
Beispiel: "Wir bedauern Frau Müllers Entschluss, unseren Betrieb auf eigenen Wunsch zu verlassen, danken für ihren unermüdlichen Einsatz und wünschen ihr weiterhin viel Erfolg."

Unglückliche Zeugnisformulierungen

Verschlüsselungsmethoden, die eine schlechte Beurteilung auf den ersten Blick verschleiern, gibt es viele:

  • Einschränkungen, z. B. "Herr X hat unseren Erwartungen im Allgemeinen genügt."
  • Auslassungen, z. B. "Frau Y verfügt über Fachwissen." Fachwissen wird bei den meisten Jobs vorausgesetzt. Eine gute bis sehr gute Beurteilung bescheinigt "fundiertes Fachwissen" oder "hervorragende Fachkenntnisse".
  • Falsche Reihenfolge (siehe Verhaltensbeurteilung), z. B. "Herr X verhielt sich entgegenkommend gegenüber Mitarbeitern und Vorgesetzten."
  • Misstrauenssäer: Ausdrücke wie "bemüht" oder "bestrebt", die lediglich bescheinigen, dass der Beurteilte versucht hat, seine Aufgaben zu bewältigen – leider ohne Erfolg.
  • Selbstverständlichkeiten statt Gehalt: Eigenschaften wie Ehrlichkeit und Pünktlichkeit werden heute in fast jedem Job als selbstverständlich vorausgesetzt. Stehen solche Tugenden im Vordergrund der Beurteilung, hat der Arbeitnehmer sonst wohl nicht viel zu bieten.

Selbstmarketing im Arbeitszeugnis

Wenn du auf negative Formulierungen in deinem Zeugnis stößt, sprich deinen Vorgesetzten so schnell wie möglich darauf an. Möglicherweise steckt dahinter keine Absicht und er kennt sich mit dem Schreiben von Zeugnissen nicht aus. Überleg dir zur Sicherheit vorher Argumente, die für eine bessere Bewertung sprechen. Ein qualifiziertes Arbeitszeugnis sollte deine bisherigen Aufgaben und Erfahrungen sowie deine Fähigkeiten, Qualifikationen und hervorragenden Eigenschaften enthalten.

Struktur im Zeugnis

Die Länge des Arbeitszeugnisses beträgt in der Regel 1-2 DIN A4-Seiten. Wir bei squeaker.net halten eine Seite für professioneller. Neben den Personalien sowie Art und Dauer der Beschäftigung gehört zu einem qualifizierten Arbeitszeugnis (im Gegensatz zum einfachen) auch eine Beurteilung der Führung und Leistung. Aktive, verständliche und flüssige Sprache machen dein Zeugnis attraktiv für zukünftige Arbeitgeber; konkrete Beispiele belegen deine Leistungen.

Tätigkeitsbeschreibung

Häufig können Praktikanten und Arbeitnehmer diesen der Einleitung folgenden Abschnitt selbst verfassen. Verwende beim Schreiben eine aktive und anschauliche Sprache. Entscheidend ist, dass du deine Verantwortungsbereiche klar benennst und die entsprechenden Fachbegriffe verwendest. Beschreibe alle Aufgaben genau und konkret, etwa "Führung und Koordination von 2 Praktikanten" statt "Praktikantenbetreuung". Zeige konkrete Erfolge auf, für die du verantwortlich warst.

Beispiel für eine gelungene Tätigkeitsliste

  • Konzeption und Leitung eines Marketing-Plans nach inhaltlichen, terminlichen und finanziellen Gesichtspunkten für das Projekt xyz
  • Eigenständige Entwicklung von Kundenkonzepten und Präsentation bei Key Accounts 
  • Unterstützung der Geschäftsführung durch Steuerung und Kontrolle des Back-Office sowie übergreifende Koordination mit weiteren Projektmitgliedern
  • Akquisition von 3 Neukunden für das Projekt xyz mit einem Gesamtvolumen von 15.000 Euro
  • Beschaffung, Analyse und Aufbereitung interner und externer Informationen für Produktneueinführungen im Online- und Offline-Bereich
  • Organisation und Durchführung regelmäßiger Statusmeetings sowie Erstellung von Reports für das Management
  • Eigenständige Planung und Umsetzung von Buchpräsentationen auf Karriere- und Bewerbermessen
  • Verantwortlich für ein Budget in Höhe von 1,5 Mio. Euro
  • Projekt Management Office zur Koordination eines 10-köpfigen Beraterteams
  • Beratung des Top-Managements eines Weltmarktführers im Automobilzulieferbereich zur Optimierung des Produkteinführungsprozesses
  • Unterstützung eines 700 Mio. Euro IPOs in der Life Science Branche

Beschreibe deine Aufgaben im Hinblick auf zukünftige Bewerbungen. Welche Fähigkeiten und Erfahrungen sind bei deinem nächsten Job besonders gefragt? Auch die Reihenfolge deiner Tätigkeiten ist entscheidend. Es gilt: Wichtiges vor Selbstverständlichem!

Leistungsbeurteilung

Nach der Auflistung deiner Aufgaben steht die zusammenfassende Leistungsbeurteilung. An diese Stelle gehört die Zufriedenheitsformel. Zukünftige Chefs interessieren sich für quantifizierte Leistungen, die dem Beurteilten klar zugeordnet werden. Hier zählen konkrete Erfolge, die sich klar beziffern lassen. Beispiel: "Frau Müller ist verantwortlich für Kosteneinsparungen in Höhe von 2 Millionen Euro." Je nach Beschäftigungsverhältnis (Praktikum oder Festanstellung) und Berufserfahrung wird in der Leistungsbeurteilung unterschieden zwischen Fachwissen, Arbeitsmotivation, Fähigkeiten, Weiterbildung, Arbeitsstil und Erfolgen. An das Ende der Beurteilung setzt du die oben beschriebene Schlussformel.

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