Plötzlich Homeoffice: Mit diesen Tools & Tipps gelingt Remote Work

„Plötzlich Homeoffice“ bedeutet eine echte Herausforderung – für Unternehmen und für dich, vor allem wenn du zum ersten Mal in den Genuss von Remote Work kommst.

Die Digitalisierung hat die Präsenzkultur auch im Consulting längst aufgelockert und den Weg für „Remote Work“ in den eigenen vier Wänden freigemacht. Ein Trend, der durch die Corona-Krise von heute auf morgen zur echten Notwendigkeit wurde. #stayathome hat dem Arbeitsleben über Nacht einen Digitalisierungsschub gegeben, von dem seine Verfechter lange geträumt haben.

Wie erhältst du im Homeoffice Insights zu wichtigen Projekten deiner Kollegen? Wie führst du ein Arbeitsinterview auf Distanz und wie begleitest du remote den Go Live der Kundensoftware? Und überhaupt, wie schreibt man effektiv zuhause E-Mails? Bei uns erfährst du alles zu den wichtigsten Tools und Tipps, damit für dich aus der Notwendigkeit von heute vielleicht das Arbeitsmodell von morgen werden kann.

Die 5 besten Tools für das Homeoffice: Teamarbeit, Kommunikation & Projektplanung

  • Smarte Technik tritt an die Stelle von Board-Meetings, Dienstreisen oder Brainstormings in der Pause. Denn du wirst schnell feststellen, dass die Kommunikation bei Remote Work einen noch größeren Stellenwert als im Büro hat. Jetzt ist es wichtig, mit Teammitgliedern und Kunden in Kontakt zu bleiben, um eure Projekte am Laufen zu halten. Du stößt bei der Kundenpräsentation auf Probleme? Der Projektstatusbericht ist fertig? Kommuniziere es!
  • Regelmäßige Status-Updates, wöchentliche Gespräche und virtuelle Meetings treten an die Stelle von persönlichen Besprechungen, Kundenterminen vor Ort und den kleinen, aber so wichtigen Flurgesprächen. 
  • Damit die Umstellung von Teamarbeit und Projektarbeit auch auf Distanz reibungslos funktioniert, bieten sich mehrere Tools für das Homeoffice an, mit denen du effektiv und produktiv Kundenprojekte bearbeiten und den Status mit deinen Kollegen abstimmen kannst.

1. Zoom

Besprechungen aufschieben? Bloß nicht! Jetzt, wo noch nicht feststeht, wann du wieder ins Büro zurückkehrst, sollten die Dinge am Laufen gehalten werden. Die Optimierung von Produktionsprozessen oder der Go-Live der neuen Software können nicht warten. Mit Zoom kannst du virtuelle Meetings im Homeoffice abhalten und den Business Case einfach virtuell besprechen. Die App unterstützt dich ganz unkompliziert darin, virtuelle Konferenzen, Online-Trainings und Webinare für deine Kunden von unterwegs zu organisieren. Mit der integrierten Funktion “Screensharing” kannst du deinen Desktop, Bilder und andere Daten mit deinen Kollegen teilen.

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2. Slack

„Let’s have a meet about it“ – aber auf Slack. Denn an Slack kommt kein Remote-Team vorbei. Mit der App lässt sich die Kommunikation im Büro einfach zuhause oder unterwegs fortführen, sowohl zwischen zwei Kollegen als auch zwischen ganzen Teams. Calls mit bis zu 15 Kollegen inklusive. Außerdem eignet sich Slack wunderbar, um Status-Updates zu geben. Du kannst die Zeiten deiner An- oder Abwesenheit ganz einfach einstellen und unter diversen Symbolen wählen.

3. import.io

An import.io kommst du als Dataanalyst kaum vorbei. Mit der smarten Office-App gelingt es dir nämlich, binnen Kürze hochkomplexe Inhalte sowie vielseitige Webseiten-Datensätze in ein Excelsheet zu transferieren. Ganz ohne Programmierkenntnisse. So sparst du nicht nur viel Arbeitszeit, sondern auch wertvolle Ressourcen.

4. Trello

Effizientes Projektmanagement ist keine Frage der Anwesenheit, sondern der smarten Mitarbeiter und der geeigneten Tools. Damit die Projektplanung to go und im Homeoffice gelingt, bietet sich Trello an. Die vielseitige App ermöglicht dir die Erstellung von Projekt-Boards, um mehrere Projekte gleichzeitig zu organisieren. So verlierst du keine Arbeitsverläufe, Deadlines und Teammitglieder aus den Augen. Für besonders umfangreiche Projekte bietet sich Jira an.

5. Microsoft Teams 

Wenn du beim Case Apple vs. Microsoft klarer Verfechter von Bill Gates bist, solltest du dir Microsoft Teams anschauen. Mit diesem Tool für Teamkommunikation kannst du mit deinen Kollegen chatten, Teambesprechungen ausführen, an Dokumenten arbeiten und diese auch teilen. Als besonderen Service stellt Microsoft das Tool in Zeiten von Corona kostenlos zur Verfügung.

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5 Tipps für mehr Effektivität im Homeoffice

Nutze aber auch deine Pausen oder den Feierabend bewusst, um dich mit deinen Kollegen auszutauschen. Videocalls über Skype, Facebook oder Whatsapp sind eine kleine Alternative. Und ja, es hilft dem Sozialkitt, wenn ihr euch beide gleichzeitig einen Kaffee zuhause macht. Aber tut euch einen Gefallen: Sprecht nicht nur über Corona.

1. Kommunikation stärken statt „got it alone“: Projekte am Laufen halten

Es ist gar nicht so leicht, Kaffeepausen, Flurgespräche, persönliche Meetings oder das Afterwork Bier im Homeoffice zu kompensieren. Damit aus allein nicht einsam wird und du deine Projekte am Laufen hältst, solltest du im Homeoffice umso mehr mit deinen Kollegen kommunizieren und vermehrt Status-Updates zum Kundenprojekt geben. Achte darauf, dass jede Aufgabe gut dokumentiert ist und für jedes Teammitglied nachvollziehbar bleibt, damit sämtliche Ansätze, Aktionen und Schlüsselentscheidungen auch zurückverfolgt werden können. Slides und andere Dokumente werden ab sofort nicht mehr als Emailanhang verschickt, sondern auf Clouds hochgeladen. So vereinfachst du die Teamarbeit auf Distanz enorm.

2. Arbeiten & Aufhören können: Setze dir Schlusspunkte

Die Corona Krise bedeutet für viele Consultants ein erhöhtes Arbeitspensum. Und noch viel stärker als im Büro fällt es im Homeoffice gar nicht auf, wenn du bereits über deine mentalen Kapazitäten hinaus gearbeitet hast. Die Herausforderung im Homeoffice heißt daher – auch unabhängig von Corona: Setze dir Schlusspunkte und einen Rahmen für Arbeits- und Pausenzeiten. Und ganz wichtig: Verlasse auch in den Pausen mal den Schreibtisch, um deine Freizeit auch als solche bewusst zu erleben.

3. Das Homeoffice ist dein Arbeitsplatz: Richten ihn dir richtig ein

Auf den, der von heute auf morgen ins Homeoffice geschickt wird, wartet zuhause wahrscheinlich nicht gerade ein Arbeitsplatz mit 1A-Instagramability. Versuche trotzdem, dein Homeoffice so gut wie möglich und nach ergonomischen Gesichtspunkten zu gestalten. Ein Schreibtischstuhl, ein passender Schreibtisch und eine geeignete Schreibtischleuchte sind die Mindestanforderungen.

4. Routine unterstützt dein Wohlbefinden: Starte professionell in den Tag

Vom Bett an den Schreibtisch in 10 Minuten! Ganz klar, dass schafft man nur im Homeoffice. Aber auch wenn es noch so verlockend ist bis 7:50 zu schlafen, solltest du dir eine Morgenroutine angewöhnen. Versuche dich wie vor deinem Einsatz im Büro zu duschen, zu kleiden, zu frühstücken, um dann pünktlich und aufgeräumt starten zu können. Außerdem hilft es, wenn du dir gerade als Neuling in der Consultingbranche täglich Ziele setzt, damit du deine Roadmap nicht aus den Augen verlierst.

5. Eine Jogginghose ist zum Joggen da. Punkt aus.

„Wer eine Jogginghose trägt, hat die Kontrolle über sein Leben verloren“ sagte schon Karl Lagerfeld. Auch wenn wir es nicht ganz so drastisch formulieren würden, hat die Jogginghose am Arbeitsplatz nichts zu suchen. Warum? 1. Kann dich dein Chef jeden Moment mit einem Videocall überraschen. 2. Solltest du dich in deinen Klamotten zwar wohl fühlen aber auch so als würdest du einen verantwortungsbewussten Job ausüben und nicht beim Bingewatching-Marathon auf dem Sofa liegen.