Soft Skills

Die Top 10 Tipps für smarte E-Mails

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600 Mails pro Monat? Völliger Durchschnitt. Deine E-Mails gespickt mit unseren 10 Tipps für smartere E-Mails? Absolut überdurchschnittlich. Wir zeigen dir in unseren Tipps, wie du mit deiner Performance zwischen den Zeilen richtig Eindruck schindest.

Manager, Hände, Computer

Ungefähr 1 ½ Stunden pro Tag braucht man im Schnitt allein für das Schreiben von E-Mails. Aber heute geht es schließlich effizient zu: Man schreibt den Mailtext schnell runter und klickt auf “Senden”, oder? Das wäre schade. Schließlich besitzen Mails ein Riesenpotential, in dem du deinen Intellekt und deine Performance als überdurchschnittlich ehrgeiziger Consultant oder Wirtschaftsprüfer ganz lässig zur Schau stellen kannst. Damit deine Mails in der  Masse des Mail-Verkehrs nicht untergehen, präsentieren wir dir hier 10 Tipps mit denen du zwischen den Zeilen zeigst: Du bist der aufgehende Stern am Firmenhimmel.  

1. Höflichkeitsformeln, Anrede & Abschiedsformel in E-Mails

Du tippst deine E-Mail gespickt mit klugen Gedanken und bahnbrechenden Lösungsvorschlägen nur so runter, doch oberhalb wie unterhalb deiner Ergüsse herrscht gähnende Leere. Einfach weglassen? Never ever! Auch der schnellen E-Mail zwischendurch gebührt Respekt! Dazu gehören Höflichkeitsformen wie im Gespräch unter zwei Augen, sowie Anrede und Abschiedsgruß. Was bei Freunden (Huhu, Hey Süße - Liebe, xoxo, LG etc.) oder Kunden (Sehr geehrter - Mit freundlichen Grüßen, verbleibe ich...) so einfach ist, bereitet uns aber bei den Kollegen, die man noch nicht zu den After-Work-Buddies zählt, denen du aber auf dem Flur schon mal begegnet bist, echtes Kopfzerbrechen: die richtige Anrede und die Abschiedsformel im E-Mail-Kontakt mit den Kollegen. Unser Tipp: Mit einem freundlichen Einstieg wie „Lieber Kollege“ oder „Hallo Herr X“ machst du genauso wenig falsch wie mit einer unverfänglichen Abschiedsformel wie „Herzliche Grüße“, „Es grüßt“, „Einen Gruß aus Abteilung XY“.

2. Gesendet von meinem iPhone = Ich bin so busy!

Du stehst ständig unter Strom, bist auf dem Sprung von einem Kunden zum nächsten und findest als Very Important Person kaum eine freie Minute. Dieses Bild solltest du Kollegen und Kunden auf jeden Fall so oft wie möglich vermitteln. Eine smarte Art dieses Image vom „always on the go“-Workaholic zu vermitteln, ist die „Sent from my phone“ Signatur. Nutze sie gegenüber Kunden und Kollegen, die grad NICHT anwesend sind ruhig auch dann, wenn du eigentlich gemütlich am PC im Büro bist. Der ein oder andere Tippfehler wird dir dank Autocorrect nebenbei auch mal gern verziehen. 

3. Right on time: Der Boss schreibt - du antwortest!

Wenn ihr in eurem Unternehmen eine lebhafte E-Mail Kommunikation lebt, ist es gar nicht möglich, direkt auf jede Mailanfrage zu antworten. Außerdem solltest du auch nicht jedem Kollegen und Kunden das Gefühl geben, du hättest sonst nichts zu tun. Einzige Ausnahme: Dein Chef! Werde zum strahlendem Stern am Abteilungsfirmament, indem du keine Minute zögerst, die Mails aus der Chefetage zügig und eloquent zu beantworten. Was sich immer gut macht, sind Floskeln wie „Sie nehmen mir das Wort aus dem Mund“, „Ganz ihrer Meinung“ oder „Absolut“, gepaart mit ein paar Fakten oder Beispielen, wie das Projekt angegangen werden kann. Damit du auch keine Mails deines Chefs verpasst, setze ihn auf die Prioritätenliste deiner Mailkontakte. Mit dieser Strategie landest du vielleicht selbst ganz bald bei deinen Kollegen auf der Prioritätenliste - vom Kollegen zum Chef!

4. 20, 150, 500 E-Mails? Die richtige Menge macht’s – So gibst du sicher an!

Dein Kollege erhält viele berufliche Mails? Der muss ja ganz schön wichtig sein. Kein Wunder also, wenn sich Mitarbeiter gerne mal lautstark über die Menge der erhaltenen Mails beschweren. Spring auf den Zug auf, um deine Unabkömmlichkeit gekonnt zu unterstreichen. Unsere Faustregel: Sei nie der Erste, der eine Zahl nennt. Warte einfach, bis deine Kollegen die „Fakten“ auf den Tisch legen und verdopple die genannte Nummer.

5. Die besten Ideen kommen … nachts!

E-Mails mit klugen Verbesserungsvorschlägen zu unchristlichen Zeiten? Immer wieder schön, um den Kollegen und natürlich deinen Vorgesetzten zu zeigen, dass deine Gedanken – besonders in schwierigen Zeiten – rund um die Uhr um das Unternehmen kreisen. Du musst dafür natürlich nicht nächtens am PC sitzen und kluge Ratschläge a la „Hier einige Verbesserungsvorschläge zu unserer Struktur“ oder „Warum machen wir’s eigentlich nicht so“ um 3:12 Uhr ans Team zu senden. Formuliere deine Ergüsse bereits im Büro vor und nutze die Möglichkeit, Mails zeitversetzt zu verschicken – vorausgesetzt niemand hat Einblick in deinen Mailaccount. Verpasse am nächsten frühen Morgen dann keine Gelegenheit um die Kollegen direkt nach ihrer Meinung zu deinen Vorschlägen zu fragen. Wetten, deine Kollegen sind längst noch nicht so ausgeschlafen wie du?  

6. Ein Team, 20 E-Mails? Initiiere ein Meeting!

Eure Diskussion umfasst bereits 20 Mails und dreht sich zunehmend im Kreis? Das ist deine Chance, auf die dahinschwindende Effizienz hinzuweisen und direkt ein Meeting vorzuschlagen. Damit nimmst du nicht nur die Zügel in die Hand, sondern beweist Engagement und einen kühlen Kopf. Natürlich im Gepäck: Clevere Lösungsvorschläge. 

Insider-Tipp

Damit deiner Performance kein Abbruch passiert, sind hier unsere 10 besten Tipps für eine smarte Performance im Meeting.

7. Betreffzeile – Mach deutlich, worum es geht und kling dabei [wichtig]!

Time is money! Also mach aus deinem Mailinhalt kein großes Rätselraten, sondern mach direkt in der Betreffzeile deutlich, worum es dir geht. Tabu sind natürlich ganze Sätze, eine Armada an Ausrufezeichen oder gar gähnende Leere. Formuliere knapp und präzise mit kurzen Stichpunkten. Richtig smart sieht’s aus, wenn du deine Betreffzeile mit eckigen Klammern und einer vorausgenommen Info ergänzt: [Vertraulich] Bitte nicht teilen.  

8. Everybody's E-Mail Darlings: RE & FW

Bei der Anzahl eingehender E-Mails verliert man schnell man den Überblick. Lösche daher nie wichtige E-Mail Diskussionen, sondern nutze immer bereits geschriebene Nachrichten, um den Schriftverkehr mit allen wichtigen Details fortzusetzen. Damit gibst du Kunden und Kollegen nochmal die Möglichkeit, weiter zu scrollen und Unklarheiten nachzulesen und dir die Chance, wichtige Fristen, Regelungen und formulierten Ausnahmen zu checken. Dein Zeitmanagement wird von diesem Tipp profitieren.

9. Du klinkst dich aus? Dann sei Out of Office!

Sobald du länger als eine Stunde nicht auf deine E-Mails reagieren kannst oder willst, nutze unbedingt eine Abwesenheitsnotiz. Smarte Extrapunkte zum Eindruck schinden gibt’s für Angaben zu alternativen Ansprechpartnern und Infos zu deiner Beschäftigung während deiner Abwesenheit. Man, bist du busy...

10. Last but not least: Adressencheck

Je schneller sich ein Kommunikationstool bedienen lässt, um so rascher machen wir Fehler und tappen in Job-Fettnäpfchen. Autokorrektur-Fails wie „Ich bring Aids mit“ statt „Ich bring Bier mit“ gehören längst zu den Evergreens. Genauso schnell verschickt man schon mal eine interne wichtige Mail an einen Kunden oder Pläne fürs feuchtfröhliche After-Work-Happening an den Chef. Also bitte: Nie, nie, nie den letzten Blick in die Adresszeile vergessen. „Passiert ja jedem mal“ ist uncool. 

Top 5 der peinlichsten E-Mail Patzer

1. Transparenz: Empfänger der Pressemitteilung oder des Kunden-Mailings in CC statt BCC setzen. 

2. Zeitreise: Abwesenheitsnotiz aus dem letzten Urlaub übernehmen. 

3. Doppelgänger: Die Signatur des Kollegen übernommen und geändert – bis auf die E-Mail Adresse. 

4. Flüchtigkeitsfehler: Anhang vergessen – der Klassiker. 

5. Privatangelegenheit: Kundenmail vom privaten Konto statt vom Firmen-Account verschickt. 


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